Comunicación, la habilidad de comunicar las ideas
La habilidad para comunicar ideas, instrucciones e información de forma tal que sean claramente entendidas por otros en situaciones formales e informales, generan resultados efectivos que permiten a las organizaciones avanzar de forma permanente generando nuevas oportunidades de negocio, confianza en sus clientes y sentido de pertenencia entre sus colaboradores.
La comunicación es la habilidad para mantener relaciones armoniosas y de cooperación en el trabajo, podemos mencionar que independiente del tipo de organización se desprenden diferentes tipos de comunicación, las cuales incluyen de forma natural las siguientes:
Vocal: La voz del que habla, esto incluye las variaciones de la voz, la calidad, la rapidez, el volumen y las pausas, muchas veces este tipo de comunicación puede alterar el ambiente laboral generado por gritos e insultos, los cuales dañan el ambiente laboral, de lo contrario, si existe un control en el nivel de la voz y el contenido del mismo, la relación interdepartamental será duradera y con respeto permanente, generando “negociaciones” en vez de “discusiones”.
Visual: Incluye el contacto visual, la postura, los gestos y las expresiones faciales, las cuales pueden decir mucho más que cualquier grito, la postura de brazos cruzados en conversaciones grupales o de participación generan un rechazo automático al resto del equipo, el movimiento de ojos y ruidos bucales son otros elementos que identifican de forma inmediata la aprobación o no aceptación de una idea planteada.
Así como existen los tipos de comunicación, también existen los niveles de comunicación, los cuales se centran, en algunas organizaciones con estructuras sumamente definidas, en tres niveles, permitiendo el enlace entre las diferentes áreas de responsabilidad. Por ejemplo, nos encontramos con la comunicación “ascendente”, la cual tiene por característica comunicaciones con tu jefe directo, con un alto ejecutivo o con un propietario. Las organizaciones con organigrama “esbelto” practican este tipo de comunicación en un solo nivel, permitiendo un ambiente poco más cordial y menos estricto, el nivel de confianza y buena disposición son fáciles de identificar.
En las empresas muy estructuradas y con muchos niveles de jefatura, la comunicación se merma debido a la serie de alto número de “peldaños” para lograr ser escuchado.
Entre colegas y gerentes de su nivel, se podrá llevar a cabo la comunicación “lateral” esta permite tener una comunicación continua entre los miembros del equipo que tienen en sus manos el nivel operativo o administrativo en el cual dependen unos de otros, si esta comunicación es clara y confiable, permitirá resultados positivos y un trabajo con engranaje perfecto; si esta comunicación “lateral” no es efectiva, los tiempos de entrega no se cumplirán en las fechas establecidas y la dependencia de unos con otros se volverá tensa generando ambientes conflictivos.
En puestos de jefatura, la comunicación “descendente” se da con los colaboradores en el siguiente nivel de supervisión o de línea, los cuales se encuentran en contacto directo con el cliente externo o con los proveedores.
Cuando la comunicación “descendente” no se explica correctamente y no se ejemplifica, el resultado puede generar fallas en las técnicas de servicio, en la comunicación hacia el cliente y principalmente en la respuesta a solicitudes especificas hasta repercutir en la pérdida del mismo. Podemos decir que gran parte de la pérdida de cliente, motivada por una falta de respuesta en este nivel, muchas veces es generada por la falta de comunicación “descendente” de una forma clara y ordenada. La gente es dirigida por acuerdos y con expectativas claras.
El gerente de la empresa tiene un rol preponderante en el éxito de la comunicación de su empresa, es una fuente de ayuda, un facilitador, un asesor, un consejero, un guía, un instructor, un “coach”. Las personas bien comunicadas se convierten casi en “socios” debido al alto nivel de pertenencia dentro de la organización y su desempeño es mucho más fácil de evaluar.
El rango de control es negociado y comprendido; los asociados son asesorados y entrenados para emitir juicios de negocio acertados y fomentar la creatividad e iniciativa a la hora de tomar decisiones. En las empresas con comunicación efectiva se nota de manera inmediata la confianza y actitud de los que ahí laboran, generan posicionamiento y fortaleza a su marca, se convierten en embajadores, abogados y promotores de su marca a nivel profesional como personal.
El “círculo de influencia” es entendido, practicado, reconocido y recompensado, la gente está internamente motivada, es guiada por la pasión de lograr una visión compartida, una “co-misión” entre su visión y la de la compañía, los sistemas y estructuras están alineados y facilitan la cooperación, el trabajo en equipo, la auto-dirección, la responsabilidad y la calidad en el servicio, generando una alta satisfacción en el cliente que recibe el producto, servicio o información. Este tipo de empresas es la que seguramente estarán vigentes por muchos años marcando una diferencia en este gran problema que la humanidad hoy vive... La comunicación...Y usted ¿qué tan bien se comunica?
