Panamá avanza en materia archivística
Los archivos universitarios constituyen la memoria documental de la actuación de las universidades. En estos se administran, organizan y conservan eficientemente los documentos procedentes del desarrollo de las funciones y actividades realizadas en la organización, con lo que se garantiza una buena gestión documental y un ágil acceso a la difusión institucional.
En las universidades se han generado y almacenado por muchos años grandes cantidades de documentos que se encuentran en las distintas dependencias u oficinas ante la carencia de un archivo universitario, donde se realice la transferencia de los documentos para su adecuado control. También la falta de personal especializado y el desconocimiento de normas y procedimientos en archivística para cada fase del ciclo de vida del documento han limitado este proceso.
Un sistema de archivo universitario es una estructura organizativa sobre la que fluye el patrimonio documental de las universidades a través del ciclo de vida de los documentos, para su organización, conservación, tratamiento y difusión. Las autoridades universitarias asumen la responsabilidad en materia de estructuras-archivos para salvaguardar su patrimonio documental.
La Red de Archivos Universitarios Centroamericanos (RAUC) nace por iniciativa de la Universidad de Alcalá, que realiza una visita con varios de sus responsables económicos a la Universidad de Panamá, anfitriona de la primera jornada académica internacional de la RAUC realizada a fines del mes pasado.
La universidad española brinda la asesoría del arquitecto especialista en edificaciones para archivos, a fin de conseguir los planos para el Archivo General Universitario, y se dicta el seminario Archivos, Restauración y Rehabilitación de los Edificios para Archivo: Arquitectura y Normativa, en julio de 2009. Se ofrece una pasantía para la responsable del proyecto Sistema Archivístico Universitario en el archivo de la Universidad de Alcalá, con el propósito de ampliar sus conocimientos en cuanto a la organización e instalación de un archivo universitario, en noviembre de 2009.
En febrero de 2010, la Universidad de Panamá y la de Alcalá promueven el seminario-taller Gestión Interuniversitaria: Archivos, Bibliotecas, Museos e Historia, al que acuden profesionales de varios países centroamericanos y el secretario general de la Universidad de Panamá.
En octubre de 2010, la Universidad de Panamá invita a la Universidad de Alcalá a participar del seminario 75 Años de Gestión Documental Universitaria, en cuyo marco se organizó una exposición sobre la historia de la Universidad de Alcalá.
El arquitecto especialista en edificaciones para archivos realiza una visita de trabajo a la Universidad de Panamá; y se formalizan reuniones para el seguimiento de las obras, mejoras del plano y equipamiento del archivo, en julio de 2011.
Producto de todo este trabajo, finalmente, se logra que el 17 de enero de 2012, se firme el convenio de colaboración entre siete universidades: la Nacional Autónoma de Nicaragua-Managua, la Nacional de Ingeniería, la Nacional Agraria, la Nacional Autónoma de Nicaragua-León, la de Panamá, la Autónoma de Chiriquí y la de Alcalá.
El objetivo es potenciar la colaboración entre los archivos de las universidades adscritas a la red, facilitando el asesoramiento técnico de especialistas y el intercambio de conocimiento. La Universidad de Panamá ha conseguido la adhesión de las universidades Tecnológica de Panamá, Especializada de las Américas, Católica Santa María la Antigua y del Caribe, el 18 de julio de este año.
La aprobación del Reglamento del Sistema Archivístico Universitario ya es un hecho, desde su publicación en Gaceta Oficial de 13 de marzo de 2013. También la primera jornada académica internacional de la RAUC, del 25 al 29 de noviembre de 2013, lo que representa un logro para nuestro país en materia de archivos y la unificación de criterios archivísticos para el tratamiento de la gestión documental en las instituciones de educación superior (valoración y retención documental, cuadro de clasificación y utilización de las tecnologías emergentes), en cumplimiento a sus funciones de docencia, investigación, producción y servicios.
Se trabaja, a través de los especialistas de la Universidad de Panamá, en la capacitación continua de instituciones estatales y en el asesoramiento a otras universidades nacionales. En 2015, la Universidad de Panamá será sede del VII Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios y de la II Asamblea de la Red Iberoamericana de los Archivos de la Educación Superior, luego de su participación en estas actividades bianuales en Argentina.
