Prueba real en la justicia panameña
El documento de archivo, una prueba real para la rendición de cuentas como testimonio de un hecho, acto realizado en el ejercicio de funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, es el testimonio material del desempeño de su productor. En este sentido, la actividad realizada por el conjunto de documentos de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las actividades encaminadas a administrar las funciones de los diferentes órganos productores.
Este documento de archivo, que responde a una actividad concreta de un sujeto productor, la información de cada uno nunca será idéntica a otra. Las características del documento de archivo concretamente son ser ejemplares únicos y originales creados como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un órgano como prueba o testimonio fehaciente del trabajo que se realiza, y contienen los elementos de validación necesarios mediante la incorporación de firma o rúbricas de su autor, sellos, registros, entre otros.
Por lo tanto, las entidades locales, como gestoras de fondos públicos, tienen la obligación de informar, justificar y responsabilizarse de la actividad económico-financiera que han realizado durante un año o en el transcurso de su mandato utilizando esta herramienta en un soporte de papel o electrónico.
¿A qué llamamos documento? Según el Diccionario de Archivística (2011), de José Ramón Cruz Mundet, es "la entidad de información de carácter único, producido o recibido en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad, cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia y soporte de las acciones, decisiones y funciones propias de las organizaciones y de las personas físicas y jurídicas".
¿Y cuál es el valor del archivo? Por su parte, Antonia Heredia Herrera, en su libro "Manual de Archivística Básica: Gestión y sistema" (2012), describe "archivo" así: "El archivo está compuesto por la suma de tres elementos: documento + organización + servicios. 'Archivo' es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulado en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservado, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia".
Según cita de Joaquín Llansó (1993), el norteamericano P. Brooks fue el primero que hizo referencia al ciclo vital de los documentos concibiéndolos como "algo con vida propia", con un nacimiento, crecimiento, decrecimiento y muerte. Esta idea se difundió a partir de la década de los años de 1950, pero no fue sino hasta principios de 1970, cuando Carlos Wiffels (1972) propuso la conocida teoría de las tres edades de los documentos: edad administrativa, edad intermedia y edad histórica. Según este autor, la primera edad, la administrativa, se refiere a la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. En este caso, los documentos forman parte de los archivos de gestión y es de uso frecuente. Durante la edad intermedia, el documento debe conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. En la edad histórica, el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso será únicamente por su valor cultural o por la investigación; su conservación será definitiva.
Teniendo como referencia los dos tipos de valores del documento de archivo como testimonio de la prueba real del mismo, la autora Juana Molina Norte, en su libro "Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa" (2000) describe dos tipos de valores: 1) el valor primario: es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución. Este valor primario se refiere a que el documento, desde su nacimiento, tiene como principal objetivo servir de garantía o de prueba de una actividad determinada, es decir, de testimonio administrativo del documento; según tipo documental: valor jurídico, valor legal, valor fiscal y contable y valor informativo. Y 2) el valor secundario: con el paso del tiempo, el documento va perdiendo su valor primario desde el punto de vista administrativo y adquiere un valor secundario como fuente de información y testimonio para la investigación y reconstrucción histórica.
Hoy la sociedad da a la archivística, ciencia de los archivos, un sitio especial, ya que los avances científicos, tecnológicos y culturales, y la entrada en la llamada "era computacional" obligan a que los documentos de archivo estén clasificados, ordenados de una forma científica, que le permita al hombre (funcionario, investigador?) desarrollar sus labores y tomar decisiones para la preservación del patrimonio documental institucional.
